Speak Up: Rapportering av oegentligheter

Målen med denna instruktion är att:

• Uppmuntra medarbetare och andra berörda att rapportera om oegentligheter så snart de upptäcks, med försäkran om att den oro som man har ska bemötas seriöst och att en adekvat utredning kommer att genomföras och anmälarens anonymitet respekteras.  
• Förse medarbetare och andra berörda med instruktioner om hur en anmälan om oegentligheter ska göras.  
• Försäkra medarbetare och andra berörda om att en anmälan kan göras utan oro för repressalier även om misstankarna visar sig vara obefogade

Om dessa instruktioner inte skulle vara i enlighet med nationella lagar eller inte vara tillräckligt utformade, gäller de nationella lagarna. Om våra instruktioner är mer omfattande än vad den nationella lagen kräver ska dessa instruktioner tillämpas så vida dessa inte bryter mot nationella lagar. Med ”Sodexo” menas Sodexo AS, alla dotterbolag och bolag som kontrolleras av Sodexo Group Worldwide.  

Alla som arbetar för Sodexo kan göra en anmälan. Det gäller även de som Sodexo har affärsrelationer med så som leverantörer, kunder, brukare, gäster m.fl. som vill göra oss medvetna om något missförhållande.  

Vad kan anmälas?

Sodexos Speak Up kan användas för att göra en anmälan vid misstankar eller vetskap om någon form av oegentligheter inom företaget som lagbrott eller brott mot någon företagspolicy som t.ex. affärsintegritet eller andra policyer och bestämmelser inom företaget.  

Några exempel på missförhållanden:   

• Oegentligheter inom ekonomisk redovisning och revision  
• Bestickning och brottslig handling  
• Intressekonflikter  
• Skapa eller ignorera arbetsmiljö- eller säkerhetsrisker  
• Förfalskning av företagets handlingar, register mm  
• Fysisk skada  
• Stöld av pengar eller egendom  
• Otillåtna prisreduktioner  
• Vandalisering  
• Trakasserier  

Vi utgår från att anmälningar görs i gott syfte och i god tro vilket innebär att anmälaren vill företagets bästa och därför tar sig tid att göra en anmälan. Även om en anmälan senare visar sig vara ogrundad så anses den ändå vara gjord i god tro om den information du haft verkat rimlig, rätt och korrekt.   

Gör aldrig egna efterforskningar eller utredningar för att hitta ytterligare bevis för dina misstankar.  Vi garanterar att varken disciplinära eller andra åtgärder vidtas mot dig om din genuina oro senare visar sig vara ogrundad eller felaktig.  

Sodexo Speak Up är inte till för akuta händelser eller en ersättning för att kontakta t.ex. polis. Informationen du skickar via den här tjänsten kanske inte granskas samma dag utan det kan dröja några dagar. Om du står inför en livshotande nödsituation eller risk för överhängande kroppsskada, kontakta omgående polis eller räddningstjänst.  

En generell rekommendation är att du i första hand kontaktar din närmaste chef för att diskutera dina misstankar. Du kan också diskutera detta med HR, internrevisor eller företagsjuristen.  
  
Om du tror att dina misstankar inte kommer att tas på allvar eller hanteras korrekt via ovanstående kontakter kan du göra din anmälan via Sodexo Speak Up Service. Där ges möjligheten att anmäla dina misstankar konfidentiellt på ditt eget språk. Sodexo Speak Up hanteras av en oberoende leverantör och är tillgänglig 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan, 365 dagar om året.  
  
Det finns två sätt att göra en anmälan i Speak Up:   

• Skicka in en anmälan online via Sodexo Speak Up´s websida www.speakup.sodexo.com  
• Gör din anmälan via telefon genom att ringa numret till Sodexo Speak Up i ditt land  

  Här hittar du mer information och instruktioner samt telefonnummer: www.speakup.sodexo.com.   
  
För att kunna hantera en anmälan på bästa sätt är det viktigt att din anmälan är så detaljerad som möjligt. Information som är viktigt är till exempel:  
  

• Bakgrundsfakta, historik och orsaken till dina misstankar 
• Namn, datum, platser och annan relevant information  
• Eventuella dokument som stöder din anmälan  

Alla som gör en anmälan är skyddade. Du kan vara säker på att du inte riskerar något för att du med de bästa avsikter påtalar något missförhållande i företaget. Inga former av hot eller hämnd kommer att tolereras utan kommer att behandlas med disciplinära åtgärder.   
  
Du kan dela dina misstankar anonymt. Vi uppmanar dig trots denna möjlighet att göra anmälan under ditt eget namn så att vi kan kontakta dig under utredningens gång. I vissa fall kan en anonym anmälan kanske leda till att utredningen blir omöjlig att genomföra då t.ex. möjligheten att ställa frågor och samla ytterligare information inte finns i och med att anmälaren är anonym.   
  
När du gjort din anmälan via hemsidan eller per telefon får du en unik kod – ett accessnummer. Med detta nummer kan du logga in på Sodexo Speak Up och följa ditt ärende. Där kan du också se om den som handlägger ärendet vill ge dig återkoppling eller ställa frågor om ditt ärende. Om du vill kan du komplettera din anmälan i efterhand via hemsidan. Ditt accessnummer är särskilt viktigt om du vill förbli anonym eftersom det är det enda sättet för oss att hålla kontakten med dig.   

Alla anmälningar som Sodexo mottar sparas i ett ärendehanteringsprogram. Beroende på ärendets natur, graden av brådska och potentiell inverkan på företaget, kommer ärendet att hanteras av särskilt utsedda personer.   
  
Anmälan genomgår en första utvärdering och om nödvändigt kommer en mer ingående undersökning att genomföras. Du kommer att informeras om det som upptäckts, t.ex. att det är klarlagt att oegentligheter har upptäckts. Vi kommer kanske inte kunna ge dig all fakta och heller inte vad anmälan resulterar i beroende på sekretess och skydd av enskilda personer och p.g.a. juridiska aspekter.   
  
Utredningen kommer att genomföras oberoende, rättvist och sakligt med respekt för alla inblandade och i enlighet med lagar, avtal och policyer. Detaljerna i din anmälan, din identitet och identiteten av de som nämns i anmälan förblir anonyma genom hela utredningen och delas enbart med de personer som måste känna till detaljer.  
  
Om du blir ombedd är du skyldig att delta i en utredning och då måste du svara på alla frågor så ärligt och utförligt som du kan. Missledande eller falsk information likväl som att fördröja, försvåra eller vägran att samarbeta kring utredningen kan leda till disciplinära åtgärder. Alla som berörs av anmälan, inklusive den som är anklagad, har rätt att ärendet handläggs konfidentiellt för att undvika att någons rykte skadas i onödan. Därför måste du, vare sig du har anmält ett ärende eller känner till ett pågående ärende, hantera informationen konfidentiellt, d.v.s. inte tala med någon om det du känner till. Om missförhållande/oegentligheter upptäcks genom en anmälan kan disciplinära åtgärder att vidtas i enlighet med lagar och avtal. 
  
Utredningen kommer att genomföras inom en rimlig tid, oftast inom 3 till 6 månader så att rätta åtgärder kan vidtas, oavsett vem anmälan gäller.   
  
Om du anser att ett ärende som du själv anmält eller anmälan som avser dig själv inte utretts och handlagts på ett korrekt eller sakligt sätt ska du anmäla detta till företagets Group Ethics Officer:   
  
SODEXO GROUP ETHICS OFFICE   
255 quai de la Bataille de Stalingrad                             
92866 Issy-les-Moulineaux   
Cedex 9 France  
  
ethics.group@sodexo.com